专业观众巧组织 

 　  展览会最宝贵的是现场的专业观众，谁抓住了专业观众，谁就是展会的赢家。但是，展会现场观众数量庞大，除了欧洲之外，多数地方的多数展览会是面向普通观众的，这就需要在展前做好专业观众的组织工作。 

   　普通观众的作用在于壮大展台声势，借此也可以吸引部分专业观众和媒体的眼球，为扩大展台的观众流量，有必要提前对参展活动进行宣传、沟通。这里有一些常用的手段。 

  　 电话、传真是最常用的方法，但成本较高，一般只针对关系比较密切的客户和成功几率比较大的潜在客户。 

   　电子邮件。向所有潜在客户和业内人士发送资料。电子邮件成本低，资料量不受限制，可以将资料按照时间段分几次发送。 

  　  短信。短信受内容和成本的限制较大，可以以提醒的形式发送，一般3次就足够了：报名后通知企业将于某月某日参加某个展会、资料发送后提醒查收、开展之前提醒展位号。 

       邮寄资料。包括参会资料和展位活动邀请。邮寄资料有电子邮件无可比拟的优点，但是成本较高，应注意使用人群是客户和潜在客户。一般来说，范围不大于电子邮件。邮寄资料最好在开展前1个月左右将资料和邀请一并送达，之后配合短信提醒。 

       展览会会刊和名录展板。主办方为向参会企业提供增值服务，一般会免费给企业提供一定的会刊版面，这可通过填写展览会主办方寄来的表格完成。一般免费的位置不够醒目，没有特色，如果企业实力允许，可以付费购买好的版面和个性化的宣传内容。 

       名录展板是主办方为参会企业提供的增值服务，也是方便观众参观的指南。在该名录上露面可以让所有参观展览会的观众知道企业的参展，观众通常都是根据名录上的展商信息来设计自己的参观路线。如果有机会，一定不要忘记提供足够印刷清晰度的企业标志，如果企业标志完全由汉字组成的话，要将它翻译成当地文字。 

       一般的主办方都会设立新闻中心或资料中心，开展前要尽量取得在主办方新闻通稿中出现企业名称的机会，这可以在报名参展的时候跟主办方积极争取。 

       参展方都要把自己的资料放到主办方的新闻中心或资料中心，不管被哪家媒体发现并对企业的产品和服务进行宣传都是扩大知名度的好机会。这些资料可以简要介绍企业的业务范围及生产方面的信息；拳头产品介绍；销售游说和寻找合作伙伴的市场目标。资料最好嵌配相关产品照片和简要的规格数据。 

       对于展会，媒体是永远值得配合的，参会的团队要时刻准备接受媒体的采访，企业的信息能见诸媒体，是参加展会的意外收获。